Informationen zum Datenschutz in der Justizverwaltung

Informationen zum Datenschutz

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns im Rahmen der Justizverwaltung und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

Die Justizverwaltung betrifft beispielsweise Haushalt, Ausstattung und Räumlichkeiten, Dienstaufsicht über Notare, Ehefähigkeits- und Anerkennungssachen, Personal (Richter, Beamte, Angestellte, Referendare, Praktikanten), Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz, interne Organisation, Dienstaufsicht über den Geschäftsbereich, Gesetzgebungsangelegenheiten, Presse, Amtshaftung und Schadensangelegenheiten.

Die niedersächsischen Justizbehörden verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in gesetzlich geregelten Verfahren. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die sich in irgendeiner Weise auf Ihre Person beziehen. Bei der Erhebung, der Speicherung, der Übermittlung oder einer sonstigen Verarbeitung genügen wir höchsten Anforderungen an die Datensicherheit.

Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren,

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,

• auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten,

• wie wir mit Ihren Daten umgehen

  und

• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend machen können.

Die datenschutzrechtlichen Vorschriften in der jeweils geltenden Fassung, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung oder das Niedersächsische Landesdatenschutzgesetz, können Sie im Internet abrufen unter:

• http://eur-lex.europa.eu (Recht der Europäischen Union),

• http://www.gesetze-im-internet.de (Bundesrecht) und

• http://www.nds-voris.de (Landesrecht Niedersachsen).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Präsident des Oberlandesgerichts, Bohlweg 38, 38100 Braunschweig, Telefon 0531 488-0, E-Mail: olgbs-poststelle@justiz.niedersachsen.de.

Gegenüber der verantwortlichen Stelle können Sie sämtliche Ihrer Rechte geltend machen.

2. Wie erreiche ich die Datenschutzbeauftragte/den Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutzbeauftragte des Oberlandesgerichts Braunschweig ist Herr Richter am Oberlandesgericht Nicolai Stephan.

Sie erreichen ihn

per E-Mail:

olgbs-datenschutzbeauftragter@justiz.niedersachsen.de

postalisch:

Oberlandesgericht Braunschweig

z. H. des Datenschutzbeauftragten Herrn RiOLG Stephan

Bankplatz 6

38100 Braunschweig

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und aus welcher Quelle stammen diese?

Die Justizbehörden verarbeiten alle personenbezogenen Daten, die in Bewerbungs- und Antragsverfahren oder im Wege des Amtsermittlungsgrundsatzes entweder von Ihnen selbst oder von anderen Personen (zum Beispiel von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, von Notarinnen und Notaren, von Kreditinstituten oder von Behörden) mitgeteilt werden. Außerdem werden personenbezogene Daten verarbeitet, die zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. aus Schuldnerverzeichnissen, aus Grundbüchern oder aus Handels- und Vereinsregistern) gewonnen oder von anderen Behörden oder Institutionen übermittelt werden oder die wir im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und zur Erfüllung unserer Aufgaben selbst oder durch einen Beauftragten erheben.

Die zur Ausführung der Vorschriften der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes erforderlichen Daten werden durch einen beauftragten Arbeitssicherheitsdienstleister verarbeitet. Im Rahmen der Notaraufsicht werden durch die hiermit betrauten Mitarbeiter anlassbezogen Informationen von der zuständigen Rechtsanwaltskammer und Notarkammer, von den Gerichten, der Staatsanwaltschaft und den Gerichtsvollziehern des Amtsbezirks eingeholt. Ferner holen wir Auskünfte über den elektronischen Melderegisterdatenspiegel ein. In Ehefähigkeits- und Anerkennungssachen werden personenbezogene Daten von der zuständigen Ausländerbehörde oder dem zuständigen Standesamt auf Anfrage übermittelt.

Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten, sind beispielsweise:

• Stammdaten (allgemeine Personenangaben) zur Identifikation (zum Beispiel: Ihr Name, Ihr Vorname, Ihr Geburtsdatum, Ihr Geburtsort, Ihre Staatsangehörigkeit)

• Kontaktdaten (zum Beispiel: Ihre postalische Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer)

• Legitimationsdaten (zum Beispiel: Ihre Ausweisdaten)

• Dokumentationsdaten (zum Beispiel: Logdaten, Ihre Kennung).

Sofern dies zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs/Verfahrens zulässig und notwendig ist, können darüber hinaus beispielweise auch folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Angaben zu familiären und sonstigen Beziehungen (zum Beispiel: Ihr Familienstand, Ihre Verwandtschaftsverhältnisse, Ihre Beschäftigungsverhältnisse, Ihre Krankenversicherung)

• Bank- und Finanzdaten (zum Beispiel: Ihre Bankverbindung, Ihre finanzielle Situation)

• Angaben zu physischen Merkmalen (zum Beispiel: Ihr Geschlecht)

• Biometrische Daten (zum Beispiel: Bildaufnahmen Ihrer Person im Rahmen einer Videoüberwachung)

• Gesundheitsdaten (zum Beispiel: Ihre Erkrankungen, Ihr gesundheitlicher Zustand, Ihre Krankmeldungen)

• Angaben zu religiösen, weltanschaulichen oder sonstigen Überzeugungen (zum Beispiel: Ihre Religionszugehörigkeit, Ihre Äußerungen, Einstellungen, Meinungen und Wünsche)

• Beurteilungs- und Leistungsdaten (zum Beispiel: Ihre Schul- und Arbeitszeugnisse, Ihr beruflicher Werdegang, Ihre Beurteilungen)

• Daten über von Ihnen absolvierte Fortbildungen (Gegenstand, Dauer, Ort)

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlage?

Sämtliche personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung unserer Aufgaben als Justizverwaltung und im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DSGVO) und den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet.

Zu anderen Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es für diese Datenverarbeitung eine gesetzliche Grundlage gibt, beispielsweise zur Wahrnehmung der Aufgabe einer anderen Behörde.

Rechtsgrundlage für die mit der Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse der Justiz verbundenen Datenverarbeitungsvorgänge ist § 3 NDSG in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c und e DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a, f und h DSGVO verarbeitet, jedoch nur, soweit dies erforderlich ist.

5. Wer bekommt Ihre personenbezogenen Daten (Empfängerinnen und Empfänger)?

Wir legen Ihre personenbezogenen Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn Sie Ihre Einwilligung (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a i.V.m. Art. 7 DSGVO) erteilt haben.

Als Empfängerinnen und Empfänger kommen im Einzelfall beispielsweise in Betracht:

Innerhalb der Justiz	Außerhalb der Justiz
§ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der nds. Justiz (Richterinnen und Richter, Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Serviceeinheiten, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher etc.)	§ Verfahrensbeteiligte (Parteien, Prozessbevollmächtigte, Zeuginnen und Zeugen, Sachverständige, Dolmetscherinnen und Dolmetscher, Gutachterinnen und Gutachter etc.)
§ Andere Gerichte, Staatsanwaltschaften, sonstige Justizbehörden	§ Nds. Landesamt für Bezüge und Versorgung (Zentrale Vollstreckungsstelle)
§ IT-Personal des Zentralen IT-Betriebs der nds. Justiz	§ Andere Behörden: - Bundesbehörden - Ausländer- und Sicherheitsbehörden (Polizei) - Standesämter - Nds. Landesarchiv
§ Öffentliche Stellen und Institutionen (Kommunen, Agenturen für Arbeit, Deutsche Rentenversicherung Bund, Finanzämter etc.)
§ Kreditinstitute/Banken § Arbeitssicherheitsdienstleister
§ IT. Niedersachsen, sonstige IT-Dienstleister
§ Sonstige Personen, die nach der jeweiligen Verfahrensordnung akteneinsichts- oder auskunftsberechtigt sind

6. Werden personenbezogene Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Werden personenbezogene Daten an ein Drittland (Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes) oder an eine internationale Organisation übermittelt, haben Sie das Recht, über die dortigen Empfänger sowie über die Grundlage der Übermittlung (Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, Vorhandensein geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, in Sonderfällen nach Art. 49 DSGVO) unterrichtet zu werden.

7. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Für die Aufbewahrung Ihrer Daten (sämtliche Bestandteile oder Anlagen der Papierakte) gelten die Ziffern 501 ff. der Anlage 1 der Aufbewahrungsbestimmungen (AufbewBest, AV d. MJ vom 3.8.2004 (1452/1 - 102. 69) - VORIS 31660 -, Nds. Rpfl. 2004 Nr. 9, S. 236, zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 31.10.2007, Nds. Rpfl. 2007 Nr. 12, S. 373). Die Fristen betragen - je nach Sach- und Rechtsgebiet sowie Art des Aktenbestandteils - zwischen 2 und 100 Jahren.

Im Übrigen löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr notwendig sind (z.B. Videoüberwachung, die zum Schutz unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unserer Gebäude sowie zur Wahrung des Haurechts erfolgt).

8. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Grundsätzlich müssen Sie nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir nach anderen Gesetzen verpflichtet sind.

Besteht nach der maßgeblichen Rechtsgrundlage eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, richten sich die Rechtsfolgen einer Verletzung dieser Pflicht hiernach.

9. Inwieweit findet eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Zur Wahrnehmung unserer gesetzlichen Aufgaben nutzen wir grundsätzlich keine Verfahren einer vollautomatisierten Entscheidungsfindung.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir die Daten über die eigentliche Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen und zur Prüfung und Optimierung unserer Verfahren sowie zur Personalentwicklung. Dazu werden Ihre Daten zum Teil auch automatisch ausgewertet, mit dem Ziel, bestimmte Aspekte zu bewerten (Profiling).

10. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie uns gegenüber geltend machen können:

• Recht auf Auskunft:

  Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen (zum Beispiel über Verarbeitungszwecke, Herkunft oder Empfänger dieser Daten, Dauer der Datenspeicherung).

• Recht auf Berichtigung:

  Bei Unrichtigkeit bzw. Unvollständigkeit Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht, Berichtigung bzw. Vervollständigung zu verlangen.

• Recht auf Löschung:

  Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere dann, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind oder Sie die dazu erteilte Einwilligung widerrufen haben.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

  In bestimmten Fällen haben Sie die Möglichkeit, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

  Zum Beispiel:

• Wenn wir Ihre Daten nicht mehr länger benötigen, Sie diese jedoch zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen noch benötigen.

• Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

• Widerruf der Einwilligung:

  Haben Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegeben, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt dabei erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die vorgenannten Rechte stehen in einem Verfahren unter dem Vorbehalt der jeweils geltenden Rechtsgrundlage, die zur Sicherung einer sachgerechten Bearbeitung und im Interesse der Verfahrensbeteiligten besondere Regelungen und Einschränkungen vorsehen können. Die verantwortliche Stelle stellt Ihnen auf Antrag eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung.

11. Ihr Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht gegen eine an sich rechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sobald Sie Widerspruch eingelegt haben, dürfen wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder uns zur fortgesetzten Verarbeitung anhalten, beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder andere besondere gesetzliche Regelungen.

Der Widerspruch ist an die unter Nr. 1. genannte verantwortliche Stelle zu richten.

12. Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Soweit wir im Rahmen der Justizverwaltung Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, haben Sie die Möglichkeit, sich an die

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

zu wenden.